Tommy Nerhagen

Gjennom 25 år i bransjens største selskaper har jeg bygget et nettverk som strekker seg til de fleste eventbyråer startet av tidligere Gyro-kolleger de siste 20 årene. Mange kjenner meg allerede som «fikseren» — den som løser det som virker umulig for prosjektlederen, men er enkelt for meg.

Du får tilgang til den samme innsikten og erfaringen fra bransjens mest komplekse prosjekter, uten å måtte ansette en egen controller på fulltid.

Jeg har jobbet i mange forskjellige prosjektstyringsverktøy og tilpasser meg det miljøet dere har. Men jeg har også muligheten til å se kritisk på eksisterende systemer og metoder. Jeg har en tanke om hva som trengs fra kundens, ledelsens og prosjektleders sider — man må passe på å tilfredsstille alle behov.

Jeg har laget, videreutviklet og brukt slike systemer i mange selskap, og vet litt om hva som trengs.

Struktur og metodikk er like viktig som datasystemene. Det må være en gjennomgående tanke, så finner man fort ut av det.

Mva er historisk den enkeltfaktoren som oftest har sprengt budsjettet i de verste prosjektene jeg har sett — særlig uoppdaget utenlandsk mva som blir tilbakefakturert når en revisor i ettertid krever den inn. Dyp, bransjespesifikk mva-kunnskap er noe de fleste regnskapsbyråer rett og slett mangler.

Jeg har spart tidligere arbeidsgiver betydelige summer i mva-tvister, og bygger fakturagrunnlaget slik at det tåler den samme kontrollen.

I eventbransjen trengs fleksibel fakturering: delbetalinger, klumpsummer, eller fordeling på flere juridiske enheter hos kunden. Er man for rigid — fakturerer alltid med 25 % mva «for sikkerhets skyld» — går byrået glipp av inntekter det egentlig har krav på.

Prosjektledere eier og fyller inn egne budsjettall; jeg henter dem inn i malen og kvalitetssikrer dem mot bruker- og formelfeil før de brukes videre. Så snart en akontofaktura er sendt, låses fakturagrunnlaget, slik at det ikke flytter seg om budsjettet siden revideres.

Prognosene bygges nå på løpende ferdigstillelsesgrad — timer brukt mot timer solgt — ikke bare på full resultateffekt ved prosjektslutt. Det gir byrået et riktigere bilde av økonomien mens prosjektet fortsatt pågår.

Mange mindre eventbyråer kvier seg for å ansette flere prosjektledere. Man er redd for å ansette feil, og har verken kapasitet eller struktur til å følge tett opp en fersk prosjektleder i starten. I Gyro var vi aldri redde for å ansette unge, uerfarne prosjektledere — vi visste vi hadde systemet som passet på dem. Det var noe jeg så at de mindre byråene sjelden hadde, og en av grunnene til at de ikke vokste like fort som oss.

Jeg gir ledelsen i mindre byråer den samme tryggheten: jeg følger tett opp en fersk prosjektleder i en periode, slik at dere tør å ta sjansen på å vokse. Jeg overtar aldri selve prosjektledelsen — men jeg har alltid tid til å stille opp når problemene dukker opp, akkurat når det trengs mest.

Det er en av mine kjepphester: bransjen elsker å ha mange KPI'er, men få spør hvor tallene egentlig kommer fra. Det hjelper ikke å ha ti fine nøkkeltall på et dashboard hvis grunnlaget de bygger på har hull i seg — shit in, shit out. Gjennom 25 år har jeg heller jaget færre KPI'er av god kvalitet enn mange av tvilsom kvalitet.

Det krever at noen faktisk forstår hvordan tallene oppstår — helt fra timeføringen og fakturagrunnlaget ute hos produksjonsavdelingen, til det som til slutt havner foran ledelsen. Jeg har i praksis vært en tolk mellom disse to verdenene: jeg kjenner produksjonshverdagen godt nok til å se hvor dataene faktisk kommer fra, og regnskapsbakgrunnen godt nok til å vite hva ledelsen trenger å kunne stole på. Det er der jeg finner de store fallgruvene, før de blir dyre.